5 vuistregels voor een professionele bedrijfspresentatie in Powerpoint

Powerpoint is een aangewezen hulpmiddel om bedrijfspresentaties te ondersteunen tijdens (sales)meetings, seminars of congressen. Helaas leiden de meeste bedrijfspresentaties eerder tot frustratie dan tot inspiratie.

Reden: ze zijn een doel op zich, zijn niet afgestemd op het doelpubliek, ze hebben geen verhaallijn, ze zijn té lang en té druk.

Tal van stand-up comedians hebben zelfs optredens rond het verkeerd gebruik van Powerpoint gemaakt. Je lacht je een breuk, tot je jouw bedrijfspresentatie erin herkent. Nochtans is een professionele bedrijfspresentatie maken niet moeilijk … als je afstand kunt nemen van je eigen passie voor je bedrijf. Daar ligt immers de kiem voor mislukking: we willen teveel vertellen in onze bedrijfspresentatie. Maar precies in de beperking herken je de meesters van de Powerpoint-presentatie. Hier zijn mijn 5 vuistregels voor betere bedrijfspresentaties.

Beschouw Powerpoint als een hulpmiddel voor je presentatie

Nogmaals, beschouw een Powerpoint-presentatie om een hulpmiddel om je bedrijf te presenteren. Niet als een op zichzelf staand alternatief voor je presentatie. De beste bedrijfspresentaties zijn waardeloos zonder duiding van de zaakvoerder, sales director of account manager. Een bedrijfspresentatie is een visueel hulpmiddel bij het vertellen van je verhaal. Niets meer, niets minder. 

Geef je bedrijfspresentatie een kop, een romp en een staart

Impactvolle bedrijfspresentaties hebben vaak dit kenmerk. Je weet van bij het begin waarover de presentatie zal gaan (de kop), ze neemt je mee in een duidelijk opgebouwd verhaal (de romp) en ze sluit af met een samenvatting of een call-to-action. Maak je bedrijfspresentatie in eerste instantie dus voor jezelf, om het verhaal dat je wil brengen te structureren. Alleen op die manier zal je presentatie je publiek meenemen in een begeesterend en inspirerend verhaal. Bedrijfspresentaties met alleen een droge opsomming van feiten en data zal geen prospects in klanten doen veranderen, tenzij jij écht het verschil maakt.

Beperk je Powerpoint bedrijfspresentatie tot maximaal 10 slides

Vroeger gaf ik de aanbeveling om de presentatie zoveel mogelijk te beperken. Maar dan kreeg ik altijd de vraag terug “Hoeveel slides betekent dat dan?”. Dus nu ben ik formeel: 10 slides is het maximum dat je nodig hebt om je bedrijf te presenteren. Lukt dat niet? Herschrijf dan je verhaal. Herschrijf tot je de pure essentie te pakken hebt. Er is geen enkel bedrijf dat zo complex is dat ze niet in 10 slides samen te vatten is. Zeker niet een KMO.

Stem je bedrijfspresentatie af op je publiek

Investeer in het begin in een standaard bedrijfspresentatie, die je in elke sector of voor elke doelgroep kunt gebruiken. Maar heb je de structuur en de smaak te pakken? Maak dan werk van afgeleide varianten. Is je publiek cijfergedreven (bv. bankiers, investeerders, CFO, boekhouders, …)? Bouw je presentatie dan rond rationele data en sla nagels (cijfers) met koppen. Zij willen grafieken, tabellen en cijfers zien. Is je publiek eerder creatief of op zoek naar ideeën en inspiratie? Vermijd dan grafieken en data, maar gebruik beelden en korte tekstuele statements. Gebruik je referenties of voorbeelden in je bedrijfspresentatie? Stem die dan zeker af op het type publiek waarvoor je presenteert.

Minimaliseer de inhoud van je bedrijfspresentatie

Bij het opmaken van bedrijfspresentaties van klanten hanteer ik de 1-3-5 regel: 1 boodschap of beeld per slide, maximaal 3 regels tekst en hoogstens 5 woorden per regel. Dit zal in het begin nooit stroken met het passioneel betoog dat je wil brengen, maar je vermijdt op die manier een overload aan informatie en dwingt jezelf om je verhaal te structureren. Een setting voor een bedrijfspresentatie is immers niet altijd geschikt voor een monoloog. Op een seminar of congres krijg je een vrij podium zonder weerwoord. Tijdens een salesmeeting zal een monoloog je nergens brengen, zelfs niet als ze ondersteund wordt door een wervende bedrijfspresentatie. Je zal hier vast en zeker weerwoord, kritiek, vragen of opmerkingen krijgen en heel flexibel moeten kunnen omgaan met je bedrijfspresentatie. Tot slot: blijf weg van animaties, van bewegende beelden en van een circus aan lettertypes en kleuren die je bedrijfspresentatie herschapen in een kleurboek.